隐私政策

本网站及与我们服务相关的个人数据处理负责人为

Phonem Sprachschule

所有者：Sabrina Alibasic

Georgstraße 11

30159 Hannover

德国

电子邮件：info@phonem-sprachschule.de

电话：+49 177 318 97 21

我们仅在适用的数据保护法规框架内处理个人数据，特别是《通用数据保护条例》(GDPR) 和《联邦数据保护法》(BDSG)。个人数据是指与已识别或可识别的自然人相关的所有信息。

我们处理你的数据主要是为了提供我们的网站、回答咨询、组织和开展语言课程、管理考试和证书、开具证明和发票、处理语言签证相关事务、实现我们与学员的沟通，并以安全、经济且符合法律的方式提供我们的服务。

当你访问我们的网站时，我们的托管服务提供商会处理技术上必要的数据，以便将网站交付到你的终端设备。其中特别处理 IP 地址、访问日期和时间、访问的内容、浏览器类型、操作系统、引荐来源网址以及服务器日志数据。

在为网站的技术提供和安全所必需的范围内，处理基于 GDPR 第 6 条第 1 款第 f 项进行。我们的正当利益在于提供安全、稳定且无滥用的在线服务。在处理为履行合同或执行合同前措施所必需的范围内，GDPR 第 6 条第 1 款第 b 项也作为法律依据。

服务器日志数据原则上仅在出于安全目的和故障处理所需的时间内保存。出于技术原因，备份可能会保留一段有限的时间。

如果你通过电子邮件、电话、联系表单、试听申请、即时通讯服务或其他方式联系我们，我们会处理你提供的数据，以便回答你的咨询并处理相关事务。这尤其包括姓名、联系方式、语言水平、所需课程、时间要求、消息内容和沟通历史。

根据你的咨询内容，处理基于 GDPR 第 6 条第 1 款第 b 项（执行合同前措施）或基于 GDPR 第 6 条第 1 款第 f 项进行。我们的正当利益在于有序的沟通和客户服务。

在在线注册我们的课程时，我们尤其处理姓名、电子邮件地址、电话号码、出生日期、地址、邮政编码、城市、国家（如有）、所选课程、付款状态、声明和确认以及你在注册过程中提供的其他信息。我们使用这些数据尤其用于处理注册、课程管理、开具注册确认函、发票、参加证明和证书，以及与你的课程相关的沟通。

处理基于 GDPR 第 6 条第 1 款第 b 项进行。在存在法定保存或证明义务的范围内，进一步处理基于 GDPR 第 6 条第 1 款第 c 项进行。

如果在线注册因未按时付款而未继续，注册数据可能会在预留期满后根据我们的组织流程被删除或封锁，除非存在法定的保存义务。

如果你使用我们的分级测试，我们会处理你的测试输入、测试结果以及你输入的联系方式，以便确定你的语言水平、向你显示结果并根据你的要求通过电子邮件发送给你。如果测试结果导致具体的课程咨询或随后的注册，数据可以被纳入进一步的事务处理中。

在测试用于启动合同的范围内，处理基于 GDPR 第 6 条第 1 款第 b 项进行；在其他情况下，在你自愿提供联系方式以发送结果的范围内，基于 GDPR 第 6 条第 1 款第 a 项进行。

在开展语言课程的过程中，我们会处理组织和开展所需的资料。这尤其包括基本数据、联系方式、课程预订、出勤和参加数据、成绩和考试数据、沟通数据、付款信息、课程相关文件和组织备注。

处理基于 GDPR 第 6 条第 1 款第 b 项进行。在存在特殊组织或法律义务的范围内，处理还基于 GDPR 第 6 条第 1 款第 c 项或第 f 项进行。我们的正当利益在于有序的课程组织、预防欺诈、保障权利和证明能力。

在因组织或特殊原因而在线授课的情况下，所需的学员和沟通数据也会在所使用的视频会议或教学系统框架内进行处理。

如果你参加考试或获得证书，我们会处理为此所需的数据，特别是你的姓名、课程和考试相关信息、考试结果、签发日期、证书编号以及真实性核查所需的验证数据。如果我们发放带有二维码或类似验证功能的数字证书，其目的是防止伪造并允许核查真实性。

处理基于 GDPR 第 6 条第 1 款第 b 项进行，且在涉及证明和防御滥用的范围内，基于 GDPR 第 6 条第 1 款第 f 项进行。我们的正当利益在于安全地签发和验证参加及成绩证明。

证书的验证数据原则上仅在提供证书核查期间或证明利益需要时保存。

在你预订与语言签证相关的课程或从我们这里获得邀请函、证明或其他签证相关文件的范围内，我们会处理为此所需的数据。这尤其包括身份和联系数据、课程预订数据、付款数据、护照或身份证数据、大使馆或外来人口管理局的文件、参加和状态数据以及相关的往来信件。

处理基于 GDPR 第 6 条第 1 款第 b 项进行，并在存在法律义务、政府要求或可证明的正当利益的情况下，基于 GDPR 第 6 条第 1 款第 c 项和第 f 项进行。

在处理、签发、确认、核查或跟踪相应文件所需的情况下，数据可以传输给主管大使馆、驻外代表机构、外来人口管理局或其他主管机构。

为了对学员进行组织上的指导，我们可以处理电子邮件地址，以及在你使用或提供的情况下，处理即时通讯联系数据，特别是用于课程信息、组织说明、学习材料、黑板照片和关于教学的通知。如果使用即时通讯群组，请注意其他群组成员可以看到你在其中的个人资料数据和消息。我们对相应即时通讯服务提供商的数据处理影响有限。

处理基于 GDPR 第 6 条第 1 款第 b 项进行（履行合同），并基于 GDPR 第 6 条第 1 款第 a 项进行（在自愿选择相应沟通形式或通过即时通讯进行群组沟通的情况下）。

在在线进行教学、咨询或讨论的情况下，我们会处理为此所需的数据，特别是姓名、联系方式、会议元数据、聊天消息内容、音频和视频数据，以及（如有）共享的文件和屏幕共享。根据相应预约的组织情况，可能会使用 Microsoft 365 服务（特别是 Microsoft Teams）或邀请函中指定的其他视频会议服务。

处理基于 GDPR 第 6 条第 1 款第 b 项进行。在需要征得同意的情况下（例如自愿开启摄像头或录音），处理还基于 GDPR 第 6 条第 1 款第 a 项进行。

对话或教学录音通常不会默认进行。如果在个别情况下计划录音，我们会提前另行告知目的、法律依据和保存期限。

对于电话沟通，我们使用人工智能辅助的语音助手。通话开始时会明确提示，沟通是与人工智能系统进行的。

为技术提供该语音助手，我们使用 ElevenLabs 和 OpenAI 的服务。呼叫者的语音在通话过程中会被技术处理，以便语音助手能够理解并回答请求。电话通话的音频录音不会被保存。

通话过程中会自动生成文本转录。该转录尤其可能包含通话内容、识别出的诉求，以及为处理、转接或回电所需的信息。

在 ElevenLabs 处保存的转录最迟会在 30 天后删除。

处理用于接听电话、答复咨询、安排回电和预约，以及对诉求进行处理和转接。

在沟通涉及合同的启动或履行的范围内，处理基于 GDPR 第 6 条第 1 款第 b 项进行。在其他情况下，处理基于 GDPR 第 6 条第 1 款第 f 项进行。我们的正当利益在于高效、可靠且及时地处理电话咨询。

不会发生对呼叫人产生法律效力或以类似方式对其产生重大影响的纯自动化决策。

我们在网站上提供人工智能辅助的聊天机器人 DuBini AI。聊天中会明确提示，沟通是与人工智能系统进行的。

在使用聊天机器人时，会处理用户输入的内容以及技术提供所需的数据。这尤其可以包括输入的消息、对话记录以及技术上必要的连接数据。

为生成答复，我们目前使用 OpenAI 的 API 服务。为答复所需的内容会为此传输给 OpenAI 进行技术处理。

对于我们的 OpenAI API 使用，用于将 API 内容用于模型训练、模型改进、反馈、评估和微调的功能已关闭。经 API 传输的内容不会由我们开放用于训练通用人工智能模型。

通过我们自己的网站保存的聊天记录最迟会在 30 天后删除。

我们仅将通过聊天机器人传输的内容用于提供和处理相应沟通，而不用于训练我们自己的或第三方的通用人工智能模型。

请勿通过聊天机器人传输密码、完整付款数据、身份证件、健康数据或其他处理你的咨询所不需要的信息。

在沟通用于启动或履行合同的范围内，处理基于 GDPR 第 6 条第 1 款第 b 项进行。在其他情况下，基于 GDPR 第 6 条第 1 款第 f 项进行。我们的正当利益在于快速、高效且随时可用地答复一般咨询。

不会发生 GDPR 第 22 条意义上的、对用户产生法律效力或以类似方式对其产生重大影响的纯自动化决策。

在我们拍摄或发布学员、活动或教学场景的照片或视频的范围内，这仅基于合适的法律依据进行。通常情况下，这是基于 GDPR 第 6 条第 1 款第 a 项的你的同意。你可以随时撤销已给予的同意，撤销对未来有效。撤销前已进行的处理的合法性不受影响。

如果在我们的社交媒体个人资料或其他在线平台上发布图像或视频资料，请注意平台运营商可能会在其中进行额外的数据处理。

在我们的办公场所或入口处使用视频监控的情况下，这仅用于维护房屋管理权、保护人身安全、保障财产安全以及澄清具体事件。在此过程中，我们会处理图像数据以及拍摄日期、时间和地点。

在涉及公共区域的范围内，处理基于 GDPR 第 6 条第 1 款第 f 项结合《联邦数据保护法》(BDSG) 第 4 条进行。我们的正当利益在于我们办公场所的安全以及防御或澄清刑事犯罪和类似事件。

除非为澄清具体事件需要更长时间的保存，否则录像通常会在 48 小时内删除。

为了开具发票、会计核算、支付结算以及履行税务和商业法律义务，我们尤其处理基本数据、合同数据、发票数据、付款数据和凭证信息。处理基于 GDPR 第 6 条第 1 款第 b 项和第 c 项进行。

我们会根据各自适用的法定保存期限保存与税务和会计相关的文件。

我们的网站可能会使用技术上必要的 Cookie 或类似技术，这些技术对于网站的安全和正常提供是必需的。此外，还可以选择使用分析、营销或便捷功能。只有在你事先同意了相应类别的情况下，才会在法律需要征得同意的范围内使用此类可选技术。

你可以随时通过网站上的相应设置撤销或调整已给予的同意，撤销对未来有效。

在我们使用 Google Analytics、Google Ads、Meta Pixel 或 TikTok Pixel 等分析和营销服务的情况下，这些服务尤其处理在线标识符、设备信息、使用数据、互动数据、缩短或完整的 IP 地址、页面浏览量、事件数据及类似信息。这用于衡量覆盖范围、评估活动、衡量转化、优化广告以及对我们的在线服务进行经济评估。

在这些情况下，处理通常基于 GDPR 第 6 条第 1 款第 a 项的你的同意进行，且在你的终端设备上保存或读取信息的范围内，基于 TDDDG 第 25 条进行。你可以随时撤销你的同意，撤销对未来有效。

我们可以使用 Google 的服务，特别是 Google Search Console、Google Analytics、Google Ads、Google Maps、Google Places 功能、路线链接、YouTube 嵌入或类似的 Google 服务。在此过程中，个人数据可能会传输给 Google，特别是使用数据、设备信息、在线标识符、 IP 地址、位置相关信息或内容数据，前提是你使用或激活了相应功能。

在通过本地集成提供字体的情况下，不会仅因为字体而与 Google 服务器建立单独连接。在个别页面上激活 Google 的外部功能的情况下，适用其中分别描述的数据处理。

我们在社交网络和平台上维护在线形象，特别是 Facebook、Instagram、TikTok、YouTube 或类似服务。如果你访问我们的个人资料或在其中与我们交流，我们会处理你在此过程中传输的数据，例如用户名、消息内容、反应和公开可见的个人资料信息。此外，平台运营商会自行负责处理个人数据。这也可以在欧盟以外进行。

我们的处理基于 GDPR 第 6 条第 1 款第 f 项进行。我们的正当利益在于我们公司的外部展示、与感兴趣的人和学员的沟通以及覆盖范围分析。

请注意，对于实际的平台使用，还适用相应平台运营商的数据保护规定。

我们仅在法律允许的范围内传输个人数据。接收方尤其可以是托管和基础设施服务提供商、电子邮件和办公服务提供商、会计和行政服务提供商、视频会议服务提供商、人工智能服务提供商、支付服务提供商、即时通讯和沟通提供商、政府部门、银行以及我们在委托处理框架内或基于自身责任使用的其他技术服务提供商。

在实际发生的情况下，尤其可以涉及托管、Microsoft 365、会计、OpenAI、ElevenLabs、Google、Meta、TikTok、WhatsApp 领域的服务提供商，以及分别为各个功能所使用的提供商。

为提供我们的数字和人工智能辅助功能，除明确列明的提供商外，还可以使用其他经仔细挑选的人工智能、托管或基础设施服务提供商。

此类提供商仅在相应处理的数据保护前提条件得到满足时才会被使用。在提供商代表我们处理个人数据的范围内，处理基于为此所需的数据保护协议进行。

在个人数据处理发生在欧洲经济区以外的范围内，仅在具备为此所需的数据保护前提条件以及数据传输的适当保障措施时才会进行。

在我们使用总部位于第三方国家或与第三方国家有关联的提供商服务的情况下，可能会发生向欧盟或欧洲经济区以外国家的个人数据传输。此类传输仅在满足法律前提条件的情况下进行。这尤其包括欧盟委员会的充分性认定、标准合同条款或其他合适的保证。

我们仅在为各自目的所需的时间内保存个人数据。随后，除非存在法定保存义务、证明利益或进一步保存的正当理由，否则我们会删除数据。

联系数据和咨询原则上仅在处理和记录事务所需的时间内保存。合同和课程数据在合同关系存续期间保存，此后仅在法律义务或证明利益需要时保存。我们会根据各自适用的法定限期保存与税务相关的文件。证书和验证数据仅在提供证明功能或正当利益需要时保存。视频监控数据通常会在 48 小时内删除，除非具体事件需要更长时间的备份。来自可选分析和营销服务的数据取决于你的同意、所使用技术的技术有效期以及相应的删除或匿名化设置。

根据法律规定，你有权访问关于你本人的存储数据，有权更正不准确的数据，有权删除、限制处理、数据可移植性以及反对特定处理的权利。

在处理基于你的同意的情况下，你可以随时撤销同意，撤销对未来有效。撤销前已进行的处理的合法性不受影响。

在我们基于 GDPR 第 6 条第 1 款第 f 项处理你的数据的情况下，你有权出于你的特殊情况随时反对该处理。如果我们为了直接广告目的处理个人数据，你有权随时反对为了此类广告目的而进行的处理。

你有权向数据保护监管机构投诉。通常负责我们公司的主管部门是

下萨克森州数据保护专员 (Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen)

Prinzenstraße 5

30159 Hannover

电话：0511 120 4500

电子邮件：poststelle@lfd.niedersachsen.de

不会发生 GDPR 第 22 条意义上的、对你产生法律效力或以类似方式对你产生重大影响的纯自动化决策。

如果我们的网站、我们的服务、所使用的服务或法律状况发生变化，我们保留调整本隐私政策的权利。以本网站上发布的最新版本为准。

版本：2026 年 9 月