Izjava o zaštiti podataka

Odgovoran za obradu podataka na ovoj web stranici i u vezi sa našim uslugama je

Phonem Sprachschule

Inhaberin Sabrina Alibasic

Georgstraße 11

30159 Hannover

Deutschland

E-mail: info@phonem-sprachschule.de

Telefon: +49 177 318 97 21

Lične podatke obrađujemo isključivo u okviru važećih propisa o zaštiti podataka, posebno Opće uredbe o zaštiti podataka (GDPR/DSGVO) i Saveznog zakona o zaštiti podataka (BDSG). Lični podaci su sve informacije koje se odnose na identifikovanu fizičku osobu ili fizičku osobu koja se može identifikovati.

Vaše podatke obrađujemo prvenstveno kako bismo omogućili rad naše web stranice, odgovorili na upite, organizovali i provodili kurseve jezika, upravljali ispitima i certifikatima, izdavali potvrde i račune, obrađivali postupke vezane za jezičke vize, omogućili našu komunikaciju sa učesnicima i ponudili naše usluge na siguran, ekonomičan i pravno siguran način.

Prilikom posjete našoj web stranici, naš pružalac usluga hostinga obrađuje tehnički neophodne podatke kako bi web stranica mogla biti isporučena Vašem krajnjem uređaju. Pri tome se posebno obrađuju IP adresa, datum i vrijeme pristupa, pozvani sadržaji, tip pretraživača, operativni sistem, referentni URL kao i podaci iz serverskih logova.

Obrada se vrši, ukoliko je neophodna za tehničko pružanje i sigurnost web stranice, na osnovu člana 6. stav 1. tačka f) GDPR-a. Naš legitimni interes leži u sigurnom, stabilnom i pravilnom pružanju naše online ponude. Ukoliko je obrada neophodna za ispunjenje ugovora ili za provođenje predugovornih mjera, dodatna pravna osnova je član 6. stav 1. tačka b) GDPR-a.

Podaci iz serverskih logova se u pravilu čuvaju samo onoliko dugo koliko je to potrebno u sigurnosne svrhe i za rješavanje smetnji. Sigurnosne kopije (backupi) se iz tehničkih razloga mogu čuvati tokom ograničenog vremenskog perioda.

Kada nas kontaktirate putem e-maila, telefona, putem obrasca za kontakt, u okviru upita za probnu nastavu, putem usluga razmjene poruka ili na drugi način, obrađujemo podatke koje ste nam dostavili kako bismo odgovorili na Vaš upit i obradili odgovarajući postupak. To može uključivati posebno ime, kontakt podatke, nivo jezika, željeni kurs, željene termine, sadržaj poruke i historiju komunikacije.

Obrada se vrši, zavisno od sadržaja Vašeg upita, na osnovu člana 6. stav 1. tačka b) GDPR-a za provođenje predugovornih mjera ili na osnovu člana 6. stav 1. tačka f) GDPR-a. Naš legitimni interes leži u urednoj komunikaciji i brizi o klijentima.

Prilikom online prijave na naše kurseve, obrađujemo posebno ime, prezime, e-mail adresu, broj telefona, datum rođenja, adresu, poštanski broj, grad, eventualno državu, odabrane kurseve, status plaćanja, izjave i potvrde kao i druge podatke koje navedete u okviru prijave. Ove podatke koristimo posebno za obradu prijave, administraciju kursa, izdavanje potvrda o prijavi, računa, potvrda o učešću i certifikata, kao i za komunikaciju u vezi sa Vašim kursom.

Obrada se vrši na osnovu člana 6. stav 1. tačka b) GDPR-a. Ukoliko postoje zakonske obaveze čuvanja ili dokazivanja, daljnja obrada se vrši na osnovu člana 6. stav 1. tačka c) GDPR-a.

Ako se online prijava ne nastavi zbog neblagovremenog plaćanja, podaci iz prijave mogu biti izbrisani ili blokirani nakon isteka roka rezervacije u skladu sa našim organizacionim procedurama, osim ako ne postoje zakonske obaveze čuvanja koje to sprečavaju.

Ako koristite naš test za utvrđivanje nivoa znanja, obrađujemo Vaše unose u testu, rezultat testa kao i kontakt podatke koje unesete kako bismo utvrdili Vaš nivo jezika, prikazali Vam rezultat i na Vaš zahtjev Vam ga poslali putem e-maila. Ako iz rezultata testa proizađe konkretno savjetovanje o kursu ili kasnija prijava, podaci se mogu preuzeti u daljnju obradu postupka.

Obrada se vrši na osnovu člana 6. stav 1. tačka b) GDPR-a, ukoliko test služi pokretanju ugovora, u ostalim slučajevima na osnovu člana 6. stav 1. tačka a) GDPR-a, ukoliko nam dobrovoljno dostavite svoje kontakt podatke za slanje rezultata.

U okviru provođenja naših kurseva jezika obrađujemo podatke neophodne za organizaciju i provođenje. To uključuje posebno matične podatke, kontakt podatke, rezervacije kurseva, podatke o prisustvu i učešću, podatke o postignućima i ispitima, podatke o komunikaciji, informacije o plaćanju, dokumente vezane za kurs i organizacione napomene.

Obrada se vrši na osnovu člana 6. stav 1. tačka b) GDPR-a. Ukoliko postoje posebne organizacione ili zakonske obaveze, obrada se dodatno vrši na osnovu člana 6. stav 1. tačka c) GDPR-a ili člana 6. stav 1. tačka f) GDPR-a. Naš legitimni interes leži u urednoj organizaciji kurseva, prevenciji prevara, osiguranju potraživanja i dokazivosti.

Ukoliko se nastava iz organizacionih ili vanrednih razloga održava online, podaci o učesnicima i komunikaciji neophodni za to će se obrađivati i u okviru korištenog sistema za videokonferencije ili nastavu.

Ako učestvujete na ispitima ili dobijete certifikat, obrađujemo podatke neophodne za to, posebno Vaše ime, povezanost sa kursom i ispitom, rezultate ispita, datum izdavanja, broj certifikata kao i podatke za verifikaciju neophodne za provjeru autentičnosti. Ukoliko izdajemo digitalne certifikate sa QR kodom ili sličnom funkcijom verifikacije, to služi zaštiti od falsifikovanja i provjeri autentičnosti.

Obrada se vrši na osnovu člana 6. stav 1. tačka b) GDPR-a kao i, ukoliko se radi o dokazivanju i sprečavanju zloupotrebe, na osnovu člana 6. stav 1. tačka f) GDPR-a. Naš legitimni interes leži u sigurnom izdavanju i verifikaciji potvrda o učešću i postignućima.

Podatke za verifikaciju certifikata čuvamo u pravilu samo onoliko dugo koliko se nudi provjera certifikata ili to zahtijevaju interesi dokazivanja.

Ukoliko rezervišete kurseve u vezi sa jezičkom vizom ili od nas dobijete pozivna pisma, potvrde ili drugu dokumentaciju vezanu za vizu, obrađujemo podatke neophodne za to. To može uključivati posebno podatke o identitetu i kontaktu, podatke o rezervaciji kursa, podatke o plaćanju, podatke iz pasoša ili lične karte, dokumentaciju za ambasadu ili službu za strance, podatke o učešću i statusu kao i pripadajuću korespondenciju.

Obrada se vrši na osnovu člana 6. stav 1. tačka b) GDPR-a kao i, ukoliko postoje zakonske obaveze, službeni zahtjevi ili dokazivi legitimni interesi, na osnovu člana 6. stav 1. tačka c) i tačka f) GDPR-a.

Ukoliko je to neophodno za obradu, izdavanje, potvrdu, provjeru ili praćenje odgovarajuće dokumentacije, podaci se mogu proslijediti nadležnim ambasadama, diplomatskim predstavništvima, službama za strance ili drugim nadležnim organima.

Za organizacionu podršku učesnicima možemo obrađivati e-mail adrese kao i, ukoliko ih koristite ili dostavite, kontakt podatke sa servisa za razmjenu poruka, posebno za informacije o kursu, organizacione napomene, materijale za učenje, fotografije zapisa sa table i obavijesti o nastavi. Ako se koriste grupe na servisima za razmjenu poruka, imajte na umu da drugi članovi grupe mogu vidjeti Vaše tamo vidljive profilne podatke i poruke. Na obradu podataka od strane dotičnog pružaoca usluge razmjene poruka imamo samo ograničen uticaj.

Obrada se vrši na osnovu člana 6. stav 1. tačka b) GDPR-a za ispunjenje ugovora i na osnovu člana 6. stav 1. tačka a) GDPR-a, ukoliko se dobrovoljno odabere odgovarajući oblik komunikacije ili se komunikacija odvija putem grupa na servisima za razmjenu poruka.

Ukoliko se nastava, savjetovanja ili sastanci provode online, obrađujemo podatke neophodne za to, posebno imena, kontakt podatke, metapodatke sastanaka, sadržaje chat poruka, audio i video podatke kao i eventualno podijeljene datoteke i dijeljenje ekrana. Zavisno od organizacije dotičnog termina, za to se mogu koristiti usluge iz Microsoft 365, posebno Microsoft Teams, ili druge usluge za videokonferencije navedene u pozivu.

Obrada se vrši na osnovu člana 6. stav 1. tačka b) GDPR-a. Ukoliko su neophodne saglasnosti, na primjer kod dobrovoljno aktivirane kamere ili snimanja, obrada se dodatno vrši na osnovu člana 6. stav 1. tačka a) GDPR-a.

Snimanje razgovora ili nastave se ne vrši standardno. Ukoliko je u pojedinačnom slučaju predviđeno snimanje, o tome ćemo Vas unaprijed posebno informisati, navodeći svrhu, pravnu osnovu i trajanje čuvanja.

Ukoliko koristimo telefonskog ili glasovnog asistenta podržanog vještačkom inteligencijom (AI), u okviru dolazne ili odlazne komunikacije mogu se obrađivati podaci o razgovoru i metapodaci. To može uključivati posebno broj telefona, vremena, sadržaje razgovora, transkripte, prepoznate zahtjeve, informacije o prosljeđivanju kao i eventualno audio snimke. Obrada služi za primanje poziva, organizaciju termina i informacija, pretkvalifikaciju zahtjeva, osiguranje kvaliteta i brzu dostupnost.

Obrada se vrši na osnovu člana 6. stav 1. tačka b) GDPR-a, ukoliko služi pokretanju ili ispunjenju ugovora, u ostalim slučajevima na osnovu člana 6. stav 1. tačka f) GDPR-a. Naš legitimni interes leži u efikasnoj, strukturiranoj i blagovremenoj komunikaciji. Ukoliko se vrši snimanje ili proširena analiza razgovora, to se dešava samo uz postojanje posebne pravne osnove, posebno saglasnosti, ako je ona neophodna.

Ukoliko se za to koriste AI usluge kompanija OpenAI ili ElevenLabs, obradu ograničavamo na podatke neophodne za to. Snimci i transkripti se u pravilu čuvaju samo onoliko dugo koliko je to potrebno za dotičnu svrhu, obično samo kratkotrajno.

Na našoj web stranici možete opcionalno koristiti chatbot DuBini AI kako biste postavili pitanja o kursevima, kontaktu, prijavi i općim procedurama. Korištenje je dobrovoljno. U svakom trenutku nas možete kontaktirati i putem e-maila ili telefona.

Ako koristite chatbot, obrađujemo sadržaje koje unesete i tehničke podatke neophodne za to kako bismo odgovorili na Vaš upit i poboljšali kvalitet naše ponude. Molimo Vas da ne unosite posebno osjetljive podatke, na primjer podatke o zdravlju, podatke iz lične karte ili pasoša, potpune podatke o plaćanju ili lozinke.

Obrada se može vršiti na strani servera putem tehničkih pružalaca usluga, posebno pružaoca AI usluga za obradu teksta, kao i, ukoliko je konfigurisano, n8n ili RAG infrastrukture za upite o informacijama o kursevima i ugovorima. Pri tome ograničavamo prenos na ono što je neophodno za dotični upit.

Pravna osnova je član 6. stav 1. tačka b) GDPR-a, ukoliko Vaš upit služi pokretanju ili ispunjenju ugovora, u ostalim slučajevima član 6. stav 1. tačka f) GDPR-a. Naš legitimni interes leži u brzom, razumljivom i sigurnom online savjetovanju.

Obrađeni podaci se čuvaju samo onoliko dugo koliko je to potrebno za podršku, sigurnost, osiguranje kvaliteta i zakonske obaveze.

Imate prava prema GDPR-u, posebno na pristup, ispravku, brisanje, ograničenje obrade, prigovor i prenosivost podataka. Za to se obratite na info@phonem-sprachschule.de.

Ukoliko pravimo ili objavljujemo fotografije ili video snimke učesnika, događaja ili nastavnih situacija, to se vrši samo na osnovu odgovarajuće pravne osnove. U pravilu je to Vaša saglasnost prema članu 6. stav 1. tačka a) GDPR-a. Datun saglasnost možete opozvati u bilo kojem trenutku sa dejstvom za budućnost. Zakonitost obrade izvršene do opoziva ostaje time netaknuta.

Ako se slikovni ili video materijal objavljuje na našim profilima na društvenim mrežama ili drugim online prezentacijama, treba imati na umu da tamo može doći do dodatne obrade podataka od strane operatera platformi.

Ukoliko se u našim prostorijama ili na ulazima koristi video nadzor, to se vrši isključivo radi očuvanja prava vlasnika prostora, sigurnosti osoba, osiguranja imovine i rasvjetljavanja konkretnih incidenata. Pri tome obrađujemo slikovne podatke kao i datum, vrijeme i lokaciju snimanja.

Obrada se vrši na osnovu člana 6. stav 1. tačka f) GDPR-a u vezi sa članom 4. BDSG-a, ukoliko su pogođena javno dostupna područja. Naš legitimni interes leži u sigurnosti naših prostorija i sprečavanju, odnosno rasvjetljavanju krivičnih djela i sličnih incidenata.

Ukoliko nije potrebno duže čuvanje radi rasvjetljavanja konkretnog incidenta, snimci se u pravilu brišu u roku od 48 sati.

Za izdavanje računa, računovodstvo, obradu plaćanja i ispunjavanje poreskih i trgovinsko-pravnih obaveza obrađujemo posebno matične podatke, ugovorne podatke, podatke o računima, podatke o plaćanju i informacije o dokumentaciji. Obrada se vrši na osnovu člana 6. stav 1. tačka b) i tačka c) GDPR-a.

Dokumentaciju relevantnu za poreze i računovodstvo čuvamo tokom trajanja dotičnih zakonskih rokova čuvanja.

Naša web stranica može koristiti tehnički neophodne kolačiće ili slične tehnologije koje su potrebne za sigurno i pravilno pružanje web stranice. Opcionalno se mogu koristiti dodatne funkcije za analizu, marketing ili komfor. Takve opcionalne tehnologije se koriste samo ako ste prethodno dali saglasnost za odgovarajuću kategoriju, ukoliko je saglasnost zakonski neophodna.

Datu saglasnost možete opozvati ili prilagoditi u bilo kojem trenutku sa dejstvom za budućnost putem odgovarajućih postavki na web stranici.

Ukoliko koristimo usluge analize i marketinga kao što su Google Analytics, Google Ads, Meta Pixel ili TikTok Pixel, ove usluge obrađuju posebno online identifikatore, informacije o uređaju, podatke o korištenju, podatke o interakciji, skraćene ili potpune IP adrese, posjete stranicama, podatke o događajima i slične informacije. Ovo služi mjerenju dosega, evaluaciji kampanja, mjerenju konverzija, optimizaciji oglašavanja i ekonomskoj evaluaciji naše online ponude.

Obrada se u ovim slučajevima redovno vrši na osnovu Vaše saglasnosti prema članu 6. stav 1. tačka a) GDPR-a kao i, ukoliko se informacije pohranjuju ili očitavaju na Vašem krajnjem uređaju, na osnovu člana 25. TDDDG-a. Svoju saglasnost možete opozvati u bilo kojem trenutku sa dejstvom za budućnost.

Možemo koristiti Google usluge, posebno Google Search Console, Google Analytics, Google Ads, Google Maps, Google Places funkcije, linkove za rute, YouTube integracije ili slične Google usluge. Pri tome se lični podaci mogu prenijeti Google-u, posebno podaci o korištenju, informacije o uređaju, online identifikatori, IP adrese, lokacijski podaci ili sadržajni podaci, ukoliko koristite ili aktivirate odgovarajuću funkciju.

Ukoliko se fontovi obezbjeđuju putem lokalne integracije, ne uspostavlja se posebna veza sa Google serverima samo zbog fontova. Ukoliko se na pojedinim stranicama aktivira eksterna Google funkcija, važe obrade podataka koje su tamo opisane.

Održavamo online prisustvo na društvenim mrežama i platformama, posebno na Facebook-u, Instagram-u, TikTok-u, YouTube-u ili sličnim servisima. Kada posjetite naše profile ili tamo komunicirate sa nama, obrađujemo podatke koje nam tom prilikom dostavite, na primjer korisničko ime, sadržaje poruka, reakcije i javno vidljive profilne informacije. Osim toga, operateri platformi obrađuju lične podatke pod vlastitom odgovornošću. To se može desiti i izvan Evropske unije.

Naša obrada se vrši na osnovu člana 6. stav 1. tačka f) GDPR-a. Naš legitimni interes leži u javnom predstavljanju naše kompanije, komunikaciji sa zainteresovanim stranama i učesnicima, kao i analizi dosega.

Imajte na umu da se za stvarno korištenje platforme dodatno primjenjuju odredbe o zaštiti podataka dotičnog operatera platforme.

Lične podatke prenosimo samo ukoliko je to zakonski dozvoljeno. Primaoci mogu biti posebno pružaoci usluga hostinga i infrastrukture, pružaoci e-mail i uredskih usluga, pružaoci računovodstvenih i administrativnih usluga, pružaoci usluga videokonferencija, pružaoci AI usluga, pružaoci platnih usluga, pružaoci usluga razmjene poruka i komunikacije, organi vlasti, banke kao i drugi tehnički pružaoci usluga koje koristimo u okviru ugovorne obrade ili na osnovu vlastite odgovornosti.

Ukoliko se to zaista dešava, mogu biti uključeni posebno pružaoci usluga iz oblasti hostinga, Microsoft 365, računovodstva, OpenAI, ElevenLabs, Google, Meta, TikTok, WhatsApp, kao i pružaoci usluga koji se koriste za pojedinačne funkcije.

Ukoliko koristimo usluge pružalaca sa sjedištem u trećim zemljama ili sa vezom sa trećim zemljama, može doći do prenosa ličnih podataka u zemlje izvan Evropske unije ili Evropskog ekonomskog prostora. Takvi prenosi se vrše samo ako su ispunjeni zakonski uslovi za to. To uključuje posebno odluku Evropske komisije o adekvatnosti, standardne ugovorne klauzule ili druge odgovarajuće garancije.

Lične podatke čuvamo samo onoliko dugo koliko je to potrebno za dotične svrhe. Nakon toga brišemo podatke, osim ako ne postoje zakonske obaveze čuvanja, interesi dokazivanja ili legitimni razlozi za daljnje čuvanje.

Kontakt podatke i upite u pravilu čuvamo samo onoliko dugo koliko je potrebno za obradu i dokumentaciju postupka. Ugovorne podatke i podatke o kursevima čuvamo tokom trajanja ugovornog odnosa i nakon toga samo u onoj mjeri u kojoj to zahtijevaju zakonske obaveze ili interesi dokazivanja. Dokumentaciju relevantnu za poreze čuvamo tokom dotičnih zakonskih rokova. Podatke o certifikatima i verifikaciji čuvamo samo dok se nudi funkcija dokazivanja ili to zahtijevaju legitimni interesi. Podatke iz video nadzora u pravilu brišemo u roku od 48 sati, osim ako konkretan incident ne zahtijeva duže osiguranje. Podaci iz opcionalnih usluga analize i marketinga zavise od Vaše saglasnosti, tehničkog trajanja korištenih tehnologija i dotičnih postavki brisanja ili anonimizacije.

U skladu sa zakonskim propisima, imate pravo na pristup podacima koji su pohranjeni o Vama, na ispravku netačnih podataka, na brisanje, na ograničenje obrade, na prenosivost podataka, kao i na prigovor protiv određenih obrada.

Ukoliko se obrada zasniva na Vašoj saglasnosti, možete je opozvati u bilo kojem trenutku sa dejstvom za budućnost. Zakonitost obrade izvršene do opoziva ostaje time netaknuta.

Ukoliko Vaše podatke obrađujemo na osnovu člana 6. stav 1. tačka f) GDPR-a, imate pravo da u bilo kojem trenutku, iz razloga koji proizlaze iz Vaše posebne situacije, uložite prigovor protiv ove obrade. Ako lične podatke obrađujemo za direktno oglašavanje, imate pravo da u bilo kojem trenutku uložite prigovor protiv obrade u svrhu takvog oglašavanja.

Imate pravo da se žalite nadzornom organu za zaštitu podataka. Nadležan za našu kompaniju je u pravilu

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen

Prinzenstraße 5

30159 Hannover

Telefon: 0511 120 4500

E-mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de

Isključivo automatizovano donošenje odluka u smislu člana 22. GDPR-a, koje prema Vama proizvodi pravno dejstvo ili Vas na sličan način značajno pogađa, se ne provodi.

Zadržavamo pravo prilagođavanja ove izjave o zaštiti podataka ukoliko dođe do promjena na našoj web stranici, našim uslugama, korištenim servisima ili zakonskoj situaciji. Važeća je verzija koja je u dotičnom trenutku objavljena na ovoj web stranici.

Stanje: juni 2026