Politique de confidentialité

Ceci est une traduction de la déclaration de confidentialité allemande fournie pour ta commodité. La version juridiquement contraignante est l'original allemand.

Responsable du traitement des données sur ce site web et en relation avec nos services est

Phonem Sprachschule

Propriétaire Sabrina Alibasic

Georgstraße 11

30159 Hannover

Allemagne

E-mail : info@phonem-sprachschule.de

Téléphone : +49 177 318 97 21

Nous traitons les données personnelles exclusivement dans le cadre des dispositions légales en vigueur sur la protection des données, notamment le Règlement général sur la protection des données (RGPD) et la loi fédérale allemande sur la protection des données (BDSG). Les données personnelles sont toutes les informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable.

Nous traitons tes données principalement pour mettre à disposition notre site web, répondre aux demandes, organiser et réaliser des cours de langue, gérer les examens et les certificats, établir des attestations et des factures, traiter les dossiers liés aux visas linguistiques, permettre notre communication avec les participants et proposer nos services de manière sûre, économique et conforme à la loi.

Lors de la consultation de notre site web, notre hébergeur traite les données techniquement nécessaires pour que le site web puisse être livré à ton terminal. Sont notamment traitées l'adresse IP, la date et l'heure de l'accès, les contenus consultés, le type de navigateur, le système d'exploitation, l'URL de référence ainsi que les données de journal du serveur.

Le traitement a lieu, dans la mesure où il est nécessaire à la mise à disposition technique et à la sécurité du site web, sur la base de l'art. 6, par. 1, let. f du RGPD. Notre intérêt légitime réside dans la mise à disposition sûre, stable et exempte d'abus de notre offre en ligne. Dans la mesure où le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat ou à l'exécution de mesures précontractuelles, l'art. 6, par. 1, let. b du RGPD constitue une base juridique complémentaire.

Les données de journal du serveur ne sont en principe conservées que le temps nécessaire à des fins de sécurité et au traitement des dysfonctionnements. Les sauvegardes peuvent être conservées pendant une période limitée pour des raisons techniques.

Si tu nous contactes par e-mail, par téléphone, via un formulaire de contact, dans le cadre d'une demande de cours d'essai, via des services de messagerie ou par un autre moyen, nous traitons les données que tu nous communiques pour répondre à ta demande et traiter le dossier correspondant. Cela peut inclure notamment le nom, les coordonnées, le niveau de langue, le cours souhaité, les souhaits de rendez-vous, le contenu du message et l'historique de la communication.

Le traitement a lieu, selon le contenu de ta demande, sur la base de l'art. 6, par. 1, let. b du RGPD pour l'exécution de mesures précontractuelles ou sur la base de l'art. 6, par. 1, let. f du RGPD. Notre intérêt légitime réside dans une communication ordonnée et un service client.

Lors de l'inscription en ligne à nos cours, nous traitons notamment le prénom, le nom, l'adresse e-mail, le numéro de téléphone, la date de naissance, l'adresse, le code postal, la ville, le cas échéant le pays, les cours sélectionnés, le statut de paiement, les déclarations et confirmations ainsi que d'autres informations que tu fournis dans le cadre de l'inscription. Nous utilisons ces données notamment pour traiter l'inscription, pour la gestion des cours, pour l'établissement des confirmations d'inscription, des factures, des attestations de participation et des certificats ainsi que pour la communication en rapport avec ton cours.

Le traitement a lieu sur la base de l'art. 6, par. 1, let. b du RGPD. Dans la mesure où des obligations légales de conservation ou de preuve existent, le traitement ultérieur a lieu sur la base de l'art. 6, par. 1, let. c du RGPD.

Si une inscription en ligne n'est pas poursuivie faute de paiement dans les délais, les données d'inscription peuvent être supprimées ou bloquées après l'expiration du délai de réservation conformément à nos processus organisationnels, dans la mesure où aucune obligation légale de conservation ne s'y oppose.

Si tu utilises notre test de niveau, nous traitons tes saisies de test, ton résultat de test ainsi que les coordonnées que tu as saisies pour déterminer ton niveau de langue, t'afficher le résultat et te l'envoyer par e-mail si tu le souhaites. Si une consultation concrète sur les cours ou une inscription ultérieure découle du résultat du test, les données peuvent être reprises dans le traitement ultérieur du dossier.

Le traitement a lieu sur la base de l'art. 6, par. 1, let. b du RGPD, dans la mesure où le test sert à l'initiation d'un contrat, et pour le reste sur la base de l'art. 6, par. 1, let. a du RGPD, dans la mesure où tu nous fournis volontairement tes coordonnées pour l'envoi du résultat.

Dans le cadre de la réalisation de nos cours de langue, nous traitons les données nécessaires à l'organisation et à la réalisation. En font notamment partie les données de base, les coordonnées, les réservations de cours, les données de présence et de participation, les données de performance et d'examen, les données de communication, les informations de paiement, les documents relatifs aux cours et les notes organisationnelles.

Le traitement a lieu sur la base de l'art. 6, par. 1, let. b du RGPD. Dans la mesure où des obligations organisationnelles ou juridiques particulières existent, le traitement a lieu en complément sur la base de l'art. 6, par. 1, let. c du RGPD ou de l'art. 6, par. 1, let. f du RGPD. Notre intérêt légitime réside dans une organisation ordonnée des cours, la prévention de la fraude, la garantie des droits et la traçabilité.

Dans la mesure où les cours ont lieu en ligne pour des raisons organisationnelles ou exceptionnelles, les données des participants et de communication nécessaires à cet effet sont également traitées dans le cadre du système de visioconférence ou d'enseignement utilisé.

Si tu participes à des examens ou reçois un certificat, nous traitons les données nécessaires à cet effet, notamment ton nom, la référence au cours et à l'examen, les résultats de l'examen, la date de délivrance, le numéro de certificat ainsi que les données de vérification nécessaires à l'examen d'authenticité. Dans la mesure où nous délivrons des certificats numériques avec un code QR ou une fonction de vérification comparable, cela sert à la protection contre les falsifications et à la vérifiabilité de l'authenticité.

Le traitement a lieu sur la base de l'art. 6, par. 1, let. b du RGPD ainsi que, dans la mesure où la preuve et la lutte contre les abus sont concernées, sur la base de l'art. 6, par. 1, let. f du RGPD. Notre intérêt légitime réside dans la délivrance et la vérification sécurisées des attestations de participation et de performance.

Nous conservons en principe les données de vérification des certificats aussi longtemps que la vérification des certificats est proposée ou que des intérêts de preuve l'exigent.

Dans la mesure où tu réserves des cours en rapport avec un visa linguistique ou que tu reçois de notre part des lettres d'invitation, des attestations ou d'autres documents liés au visa, nous traitons les données nécessaires à cet effet. Cela peut inclure notamment les données d'identité et de contact, les données de réservation de cours, les données de paiement, les données de passeport ou de carte d'identité, les documents destinés à l'ambassade ou au service des étrangers, les données de participation et de statut ainsi que la correspondance correspondante.

Le traitement a lieu sur la base de l'art. 6, par. 1, let. b du RGPD ainsi que, dans la mesure où des obligations légales, des exigences administratives ou des intérêts légitimes prouvables existent, sur la base de l'art. 6, par. 1, let. c et let. f du RGPD.

Dans la mesure où cela est nécessaire pour le traitement, l'établissement, la confirmation, l'examen ou le suivi des documents correspondants, les données peuvent être transmises aux ambassades compétentes, aux représentations à l'étranger, aux services des étrangers ou à d'autres organismes compétents.

Pour le suivi organisationnel des participants, nous pouvons traiter les adresses e-mail ainsi que, dans la mesure où tu les utilises ou les fournis, les coordonnées de messagerie, notamment pour les informations sur les cours, les remarques organisationnelles, le matériel d'apprentissage, les photos de tableaux et les communications sur les cours. Si des groupes de messagerie sont utilisés, note bien que les autres membres du groupe peuvent voir tes données de profil et tes messages visibles. Nous n'avons qu'une influence limitée sur le traitement des données par le fournisseur respectif du service de messagerie.

Le traitement a lieu sur la base de l'art. 6, par. 1, let. b du RGPD pour l'exécution du contrat et sur la base de l'art. 6, par. 1, let. a du RGPD, dans la mesure où la forme de communication respective est choisie volontairement ou qu'une communication de groupe a lieu via une messagerie.

Dans la mesure où les cours, les conseils ou les entretiens sont effectués en ligne, nous traitons les données nécessaires à cet effet, notamment les noms, les coordonnées, les métadonnées des réunions, les contenus des messages de chat, les données audio et vidéo ainsi que, le cas échéant, les fichiers partagés et les partages d'écran. Selon l'organisation du rendez-vous respectif, des services de Microsoft 365, notamment Microsoft Teams, ou d'autres services de visioconférence nommés dans l'invitation peuvent être utilisés.

Le traitement a lieu sur la base de l'art. 6, par. 1, let. b du RGPD. Dans la mesure où des consentements sont requis, par exemple lors de l'activation volontaire de la caméra ou d'enregistrements, le traitement a lieu en plus sur la base de l'art. 6, par. 1, let. a du RGPD.

Les enregistrements de conversations ou de cours ne sont pas effectués par défaut. Dans la mesure où un enregistrement est prévu dans un cas particulier, nous en informons séparément au préalable sur le but, la base juridique et la durée de conservation.

Pour la communication téléphonique, nous utilisons un assistant vocal assisté par IA. Au début de l'appel, il est expressément indiqué que la communication s'effectue avec un système d'IA.

Pour la mise à disposition technique de l'assistant vocal, nous utilisons les services d'ElevenLabs et d'OpenAI. La voix de l'appelant est traitée techniquement pendant l'appel afin que l'assistant vocal puisse comprendre et répondre à la demande. Aucun enregistrement audio de l'appel téléphonique n'est conservé.

Pendant l'appel, une transcription textuelle est créée automatiquement. La transcription peut notamment contenir le contenu de la conversation, la demande reconnue ainsi que des informations nécessaires au traitement, au transfert ou à un rappel.

Les transcriptions stockées chez ElevenLabs sont supprimées au plus tard après 30 jours.

Le traitement sert à la réception des appels, à la réponse aux demandes, à l'organisation de rappels et de rendez-vous ainsi qu'au traitement et au transfert des demandes.

Dans la mesure où la communication se rapporte à l'initiation ou à l'exécution d'un contrat, le traitement a lieu sur la base de l'art. 6, par. 1, let. b du RGPD. Pour le reste, le traitement a lieu sur la base de l'art. 6, par. 1, let. f du RGPD. Notre intérêt légitime réside dans un traitement efficace, fiable et rapide des demandes téléphoniques.

Une décision exclusivement automatisée produisant des effets juridiques à l'égard de la personne appelante ou l'affectant de manière significative de façon similaire n'a pas lieu.

Sur notre site web, nous mettons à disposition le chatbot assisté par IA DuBini AI. Dans le chat, il est clairement indiqué que la communication s'effectue avec un système d'IA.

Lors de l'utilisation du chatbot, les contenus saisis par l'utilisateur ainsi que les données nécessaires à la mise à disposition technique sont traités. Peuvent notamment en faire partie le message saisi, l'historique de conversation et les données de connexion techniquement nécessaires.

Pour générer les réponses, nous utilisons actuellement les services API d'OpenAI. Les contenus nécessaires à la réponse sont transmis à OpenAI pour traitement technique.

Pour notre utilisation de l'API OpenAI, les fonctions de transmission des contenus API pour l'entraînement de modèles, l'amélioration de modèles, le feedback, l'évaluation et le fine-tuning sont désactivées. Les contenus transmis via l'API ne sont pas libérés par nous pour l'entraînement de modèles d'IA généraux.

Les historiques de chat stockés via notre propre site web sont supprimés au plus tard après 30 jours.

Nous utilisons les contenus transmis via le chatbot exclusivement pour la mise à disposition et le traitement de la communication respective, et non pour l'entraînement de modèles d'IA généraux propres ou tiers.

Veuillez ne pas transmettre via le chatbot de mots de passe, de données de paiement complètes, de documents d'identité, de données de santé ou d'autres informations qui ne sont pas nécessaires au traitement de ta demande.

Le traitement a lieu sur la base de l'art. 6, par. 1, let. b du RGPD, dans la mesure où la communication sert à l'initiation ou à l'exécution d'un contrat. Pour le reste, il a lieu sur la base de l'art. 6, par. 1, let. f du RGPD. Notre intérêt légitime réside dans une réponse rapide, efficace et disponible à tout moment aux demandes générales.

Une décision exclusivement automatisée au sens de l'art. 22 du RGPD, produisant des effets juridiques à l'égard de l'utilisateur ou l'affectant de manière significative de façon similaire, n'a pas lieu.

Dans la mesure où nous réalisons ou publions des photos ou des vidéos de participants, d'événements ou de situations de cours, cela ne se fait que sur la base d'une base juridique appropriée. En règle générale, il s'agit de ton consentement selon l'art. 6, par. 1, let. a du RGPD. Tu peux révoquer à tout moment un consentement donné avec effet pour l'avenir. La licéité du traitement effectué jusqu'à la révocation n'en est pas affectée.

Si du matériel photo ou vidéo est publié sur nos profils de réseaux sociaux ou d'autres présences en ligne, il convient de noter que des traitements de données supplémentaires peuvent y avoir lieu par les exploitants des plateformes.

Dans la mesure où une vidéosurveillance est utilisée dans nos locaux ou aux accès, cela se fait exclusivement pour préserver le droit de domicile, pour la sécurité des personnes, pour la protection des biens et pour l'élucidation d'incidents concrets. Ce faisant, nous traitons des données d'image ainsi que la date, l'heure et le lieu de l'enregistrement.

Le traitement a lieu sur la base de l'art. 6, par. 1, let. f du RGPD en relation avec le § 4 de la BDSG, dans la mesure où des zones accessibles au public sont concernées. Notre intérêt légitime réside dans la sécurité de nos locaux et la prévention ou l'élucidation d'infractions et d'incidents comparables.

Dans la mesure où aucune conservation plus longue n'est nécessaire pour élucider un incident concret, les enregistrements sont en principe supprimés dans les 48 heures.

Pour la facturation, la comptabilité, le traitement des paiements et l'exécution des obligations fiscales et commerciales, nous traitons notamment les données de base, les données contractuelles, les données de facturation, les données de paiement et les informations sur les justificatifs. Le traitement a lieu sur la base de l'art. 6, par. 1, let. b et let. c du RGPD.

Nous conservons les documents pertinents sur le plan fiscal et comptable pendant la durée des délais de conservation légaux applicables.

Notre site web peut utiliser des cookies techniquement nécessaires ou des technologies comparables qui sont nécessaires à la mise à disposition sûre et correcte du site web. En option, des fonctions d'analyse, de marketing ou de confort peuvent être utilisées en plus. De telles technologies optionnelles ne sont utilisées que si tu as préalablement consenti à la catégorie respective, dans la mesure où un consentement est juridiquement requis.

Tu peux révoquer ou adapter à tout moment un consentement donné avec effet pour l'avenir via les paramètres correspondants sur le site web.

Dans la mesure où nous utilisons des services d'analyse et de marketing tels que Google Analytics, Google Ads, Meta Pixel ou TikTok Pixel, ces services traitent notamment des identifiants en ligne, des informations sur l'appareil, des données d'utilisation, des données d'interaction, des adresses IP abrégées ou complètes, des pages vues, des données d'événements et des informations similaires. Cela sert à la mesure de l'audience, à l'évaluation des campagnes, à la mesure des conversions, à l'optimisation publicitaire et à l'évaluation économique de notre offre en ligne.

Le traitement a lieu dans ces cas régulièrement sur la base de ton consentement conformément à l'art. 6, par. 1, let. a du RGPD ainsi que, dans la mesure où des informations sont stockées ou lues sur ton terminal, sur la base du § 25 de la TDDDG. Tu peux révoquer ton consentement à tout moment avec effet pour l'avenir.

Nous pouvons utiliser des services de Google, notamment Google Search Console, Google Analytics, Google Ads, Google Maps, les fonctions Google Places, les liens d'itinéraires, les intégrations YouTube ou des services Google comparables. Ce faisant, des données personnelles peuvent être transmises à Google, notamment des données d'utilisation, des informations sur l'appareil, des identifiants en ligne, des adresses IP, des données de localisation ou des contenus, dans la mesure où tu utilises ou actives une fonction correspondante.

Dans la mesure où les polices de caractères sont mises à disposition via une intégration locale, aucune connexion distincte aux serveurs de Google n'est établie uniquement à cause des polices de caractères. Dans la mesure où une fonction externe de Google est activée sur certaines pages, les traitements de données qui y sont décrits s'appliquent.

Nous entretenons des présences en ligne sur les réseaux sociaux et les plateformes, notamment sur Facebook, Instagram, TikTok, YouTube ou des services comparables. Si tu visites nos profils ou communiques avec nous sur ces plateformes, nous traitons les données que tu transmets à cette occasion, par exemple le nom d'utilisateur, les contenus des messages, les réactions et les informations de profil visibles publiquement. En outre, les exploitants des plateformes traitent les données personnelles sous leur propre responsabilité. Cela peut également avoir lieu en dehors de l'Union européenne.

Notre traitement a lieu sur la base de l'art. 6, par. 1, let. f du RGPD. Notre intérêt légitime réside dans la présentation extérieure de notre entreprise, la communication avec les personnes intéressées et les participants ainsi que l'analyse de l'audience.

Note que pour l'utilisation réelle de la plateforme, les dispositions relatives à la protection des données de l'exploitant de la plateforme respectif s'appliquent en complément.

Nous ne transmettons des données personnelles que dans la mesure où cela est légalement autorisé. Les destinataires peuvent être notamment des prestataires d'hébergement et d'infrastructure, des prestataires d'e-mail et de bureau, des prestataires de comptabilité et d'administration, des prestataires de visioconférence, des prestataires d'IA, des prestataires de paiement, des fournisseurs de messagerie et de communication, des autorités, des banques ainsi que d'autres prestataires techniques que nous utilisons dans le cadre d'un traitement de commande ou sur la base de notre propre responsabilité.

Dans la mesure où cela est effectivement le cas, des prestataires des domaines de l'hébergement, de Microsoft 365, de la comptabilité, d'OpenAI, d'ElevenLabs, de Google, de Meta, de TikTok, de WhatsApp ainsi que les fournisseurs utilisés pour les différentes fonctions peuvent être impliqués.

Pour la mise à disposition de nos fonctions numériques et assistées par IA, d'autres prestataires soigneusement sélectionnés de services d'IA, d'hébergement ou d'infrastructure peuvent être utilisés en plus des fournisseurs expressément nommés.

De tels prestataires ne sont utilisés que lorsque les conditions de protection des données pour le traitement respectif sont remplies. Dans la mesure où des prestataires traitent des données personnelles pour notre compte, le traitement a lieu sur la base des accords de protection des données requis à cet effet.

Dans la mesure où un traitement de données personnelles a lieu en dehors de l'Espace économique européen, celui-ci n'a lieu que si les conditions de protection des données et les garanties appropriées requises pour le transfert de données sont remplies.

Dans la mesure où nous utilisons des services de fournisseurs ayant leur siège dans des pays tiers ou ayant un lien avec des pays tiers, un transfert de données personnelles vers des pays situés en dehors de l'Union européenne ou de l'Espace économique européen peut avoir lieu. De tels transferts n'ont lieu que si les conditions légales à cet effet sont remplies. En font notamment partie une décision d'adéquation de la Commission européenne, des clauses contractuelles types ou d'autres garanties appropriées.

Nous ne conservons les données personnelles que le temps nécessaire aux finalités respectives. Ensuite, nous supprimons les données, pour autant qu'aucune obligation légale de conservation, aucun intérêt de preuve ou aucune raison légitime pour une conservation ultérieure n'existe.

Nous ne conservons en principe les coordonnées et les demandes que le temps nécessaire au traitement et à la documentation du dossier. Nous conservons les données contractuelles et de cours pendant la durée de la relation contractuelle et au-delà seulement dans la mesure où des obligations légales ou des intérêts de preuve l'exigent. Nous conservons les documents pertinents sur le plan fiscal pendant les délais légaux respectifs en vigueur. Nous ne conservons les données de certificat et de vérification qu'aussi longtemps que la fonction de preuve est proposée ou que des intérêts légitimes l'exigent. Nous supprimons en principe les données issues de la vidéosurveillance dans les 48 heures, à moins qu'un incident concret ne nécessite une sauvegarde plus longue. Les données issues des services optionnels d'analyse et de marketing dépendent de ton consentement, de la durée technique des technologies utilisées et des paramètres de suppression ou d'anonymisation respectifs.

Conformément aux dispositions légales, tu as le droit d'accéder aux données stockées tu concernant, le droit de rectification des données inexactes, le droit de suppression, le droit à la limitation du traitement, le droit à la portabilité des données ainsi que le droit d'opposition à certains traitements.

Dans la mesure où le traitement repose sur ton consentement, tu peux le révoquer à tout moment avec effet pour l'avenir. La licéité du traitement effectué jusqu'à la révocation n'en est pas affectée.

Dans la mesure où nous traitons tes données sur la base de l'art. 6, par. 1, let. f du RGPD, tu as le droit, pour des raisons tenant à ta situation particulière, de t'opposer à tout moment à ce traitement. Si nous traitons des données personnelles à des fins de publicité directe, tu as le droit de t'opposer à tout moment au traitement à des fins de publicité de ce type.

Tu as le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle de la protection des données. L'autorité compétente pour notre entreprise est en règle générale

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen

Prinzenstraße 5

30159 Hannover

Téléphone : 0511 120 4500

E-mail : poststelle@lfd.niedersachsen.de

Une décision exclusivement automatisée au sens de l'art. 22 du RGPD, qui produit des effets juridiques à ton égard ou qui tu affecte de manière significative de façon similaire, n'a pas lieu.

Nous nous réservons le droit d'adapter cette déclaration de confidentialité si notre site web, nos prestations, les services utilisés ou la situation juridique changent. La version publiée à chaque fois sur ce site web s'applique.

État : septembre 2026